Cette politique de confidentialité a été modifiée et vérifiée le 9 janvier 2024, et s’applique aux citoyens et aux résidents permanents légaux du Canada.

Dans cette politique de confidentialité, nous expliquons ce que nous faisons avec les données que nous obtenons et conservons à votre sujet. Nous vous recommandons de lire attentivement cette politique. Lors de notre traitement, nous nous conformons aux exigences de la législation sur la confidentialité. Cela signifie, entre autres, que :

  • Nous indiquons clairement dans quelles finalités nous traitons les données personnelles. Nous faisons cela au moyen de cette politique de confidentialité ;
  • Nous visons à limiter notre recueil de données personnelles uniquement aux données personnelles nécessaires à des finalités légitimes;
  • Nous prenons des mesures de sécurité appropriées afin de protéger vos données personnelles, et nous en demandons autant des parties traitant des données personnelles pour nous;
  • Nous respectons votre droit de consulter, corriger ou supprimer vos données personnelles si vous en formulez la demande.

Si vous avez des questions liées aux renseignements personnels que nous conservons, veuillez nous contacter.

CONSENTEMENT

En utilisant notre Site Web, vous consentez à être lié par la présente Politique.

En fournissant votre courriel et numéro de téléphone pour déposer votre candidature, accéder au contenu ou pour toutes informations transmises pour vous contacter directement, et en acceptant la présente, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et en accepter les termes et modalités tels qu’ils pourront être reconduits, amendés ou abrogés de temps à autre.

Lorsque la personne concernée retire son consentement à une telle utilisation des renseignements personnels la concernant, ceux-ci cesseront d’être utilisés, sous réserve de la législation applicable ou pour préserver nos droits.

1. Collecte de renseignements personnels via le Site Web et autres médiums

Les données personnelles peuvent être recueillies par téléphone, courrier, courriel et/ou formulaires Web :

  • Dans le cadre d’une soumission de demande de services ;
  • Lors de l’utilisation des Sites ou des Plateformes;
  • Lors de la navigation sur les Sites, par l’intermédiaire des témoins de connexion (« cookies ») ;
  • Lors de l’inscription aux communications par courriel à notre Infolettre;
  • Dans le cadre de participation à certaines activités ou à un évènement organisé par Espace-inc.;
  • Dans le cadre de communications pour formuler un commentaire ou une question;
  • Dans le cadre d’une candidature à un emploi offert par Espace-inc.

2. Catégories des données

  • Renseignements d’identité : tels que le genre, la date de naissance, les noms et prénoms, biographie et photo professionnelle;
  • Renseignements de coordonnées : adresse postale, courriel, numéro de téléphone;
  • Renseignements concernant les préférences ou intolérances alimentaires;
  • Renseignements sur l’appartenance à une minorité ou à un groupe ethnoculturel;
  • Renseignements d’embauche : tels le no assurance social, renseignements médicaux, Curriculum vitae, coordonnées bancaires, situation familiale.

Nous conservons les renseignements personnels pour la durée nécessaire à la réalisation des traitements demandés et pour les fins auxquelles nous les collectons ou pour nous conformer à toute obligation légale ou réglementaire. Une fois que cette durée arrive à terme, nous pourrons anonymiser vos renseignements personnels dans la mesure permise par la Loi.

2.1. Lieux de conservation et transfert international

Vos renseignements personnels sont conservés via un service infonuagique dont les serveurs peuvent se trouver en dehors de votre juridiction, où les lois sur la protection des renseignements personnels peuvent ne pas garantir une protection similaire à celle de votre juridiction.  En consentant à la présente Politique de confidentialité, vous consentez à un tel transfert.

3. Finalité :

Nous recueillons ou recevons les renseignements personnels pour des raisons liées à nos activités d’affaires et utilisés essentiellement pour les finalités suivantes, sans être exhaustives, à des fins :

  • D’identification d’une personne;
  • D’emplois;
  • De transmission d’informations;
  • D’offres d’activités, de produits ou de services;
  • De suivi auprès de la personne concernée;
  • De statistiques, d’études ou de redditions de comptes;
  • De communications;
  • D’interactions numériques et de gestion des Sites et autres Plateformes;
  • D’invitations à des évènements.

4. Pratiques de divulgation

Nous divulguons des informations personnelles si nous y sommes tenus par la loi ou par une ordonnance du tribunal, en réponse à un organisme d’application de la loi, dans la mesure permise par d’autres dispositions de la loi, pour fournir des informations, ou pour une enquête sur une question liée à la sécurité publique.

Au sein d’Espace-inc, l’accès aux renseignements personnels est limité aux membres du personnel ou aux consultants/coachs qui ont besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions. Le personnel et les consultants/coachs s’engagent à protéger la confidentialité des renseignements personnels dont ils ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Il est possible qu’Espace-inc doive partager des renseignements personnels avec des tiers dans le cadre de sa mission. Nous nous assurons d’informer les tiers avec qui une entente est convenue, qu’ils doivent se conformer aux lois en vigueur en matière de protection et d’utilisation des renseignements personnels. Cette procédure se fait au moyen de la signature du mandat ou d’une entente :

  1. À des organismes gouvernementaux et financiers dans le cadre de production de redditions de compte.
  2. À des entités tierces pour la production de statistiques et travaux de recherche. Les contrats conclus avec ces entités exigent qu’ils préservent la confidentialité des renseignements.
  3. À des tiers fournisseurs de services de sites web, de développement d’applications, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Espace-inc limite les renseignements fournis à ces tiers fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

Si notre site web ou notre organisation est repris, vendu ou impliqué dans une fusion ou une acquisition, vos données peuvent être divulguées à nos conseillers et à tout acheteur potentiel et seront transmises aux nouveaux propriétaires.

5. Comment nous répondons aux demandes Ne pas me pister & Contrôle global de confidentialité

Notre site web réagit à l’en-tête de requête HTTP Ne pas me pister (DNT) et le prend en charge. Si vous activez DNT dans votre navigateur, ces préférences nous sont communiquées dans l’en-tête de requête HTTP, et nous ne pisterons pas votre comportement de navigation.

6. Incident de confidentialité 

Si nous avons des raisons de croire qu’un incident de confidentialité s’est produit, impliquant des renseignements personnels que nous détenons, des mesures nécessaires seront mis de l’avant afin de réduire les risques de préjudice et empêcher la récurrence d’incidents similaires.

Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Espace-inc avisera la Commission d’accès à l’information et toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident. Pour évaluer le risque de préjudice causé, nous devrons considérer la sensibilité du renseignement, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables. Un registre des incidents de confidentialité sera tenu.

7. Cookies

Notre site web utilise des témoins de connexion (cookies). Pour plus d’informations sur les témoins de connexion (cookies), veuillez vous référer à notre Politique de témoins de connexion (cookies) sur notre page Politique de témoins de connexion (cookies).

8. Sécurité

Nous nous engageons à la sécurité des données personnelles. Nous prenons les mesures de sécurité appropriées pour limiter les abus et l’accès non autorisé aux données personnelles. Cela garantit que seules les personnes nécessaires ont accès à vos données, que l’accès aux données est protégé et que nos mesures de sécurité sont régulièrement revues.

9. Sites web de tierces parties

Cette politique de confidentialité ne s’applique pas aux sites web de tierces parties connectées par des liens sur notre site web. Nous ne pouvons garantir que ces tierces parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée. Nous vous recommandons de lire les politiques de confidentialité de ces sites web avant de les utiliser.

10. Modifications apportées à cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité. Il est recommandé de consulter régulièrement cette politique de confidentialité afin de prendre connaissance de toute modification éventuelle. De plus, nous vous informerons activement dans la mesure du possible.

11. Accéder à vos données et les modifier

Si vous avez des questions, ou si vous voulez prendre connaissance des données personnelles que nous conservons à votre propos, veuillez nous contacter. Veuillez vous assurer de transmettre clairement votre identité. Nous fournirons les informations demandées que lors de la réception d’un demandeur vérifiable. Référez-vous aux informations au bas de cette politique de confidentialité pour effectuer toute demande sur vos données personnelles :

  1. Faire une demande d’accès aux données vous concernant.
  2. Demander une vue d’ensemble, sous un format communément utilisé, des données à votre sujet.
  3. Faire une demande de correction ou de suppression des données si elles sont incorrectes ou obsolètes. Lorsqu’applicable, les informations modifiées seront transmises à des tierces parties ayant accès aux informations en question.
  4. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sujet à des restrictions contractuelles ou juridiques, avec un préavis raisonnable. Vous serez informé(e) des implications d’un tel retrait.
  5. Vous avez le droit d’adresser à notre organisation une objection concernant tout non-respect de la LPRDE et, si le problème n’est pas résolu, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
  6. Nous donnerons l’accès aux informations personnelles sous un format alternatif à tout individu ayant un handicap sensoriel et le droit à l’accès à des informations personnelles sous la LRPDE, dans le cas où l’individu demande qu’elles soient transmises sous ce format alternatif si (a) une version des informations existe déjà sous ce format ; ou (b) leur conversion vers ce format est raisonnable et nécessaire afin que l’individu puisse exercer ses droits.

12. Enfants

Notre site web n’est pas conçu pour les enfants et il n’est pas dans notre intention de recueillir des données personnelles auprès d’enfants sous l’âge de consentement de leur pays de résidence. Nous demandons par conséquent aux enfants sous l’âge de consentement de ne nous envoyer aucune donnée personnelle.

13. Coordonnées

Espace-inc
195, rue Belvédère Nord
Bureau 100
Sherbrooke, Québec J1H 4A7
Canada
Site internet: https://www.espace-inc.org
Courriel: info@espace-inc.org

Numéro de téléphone: (819) 822-4342

14. Demandes de données

Pour les demandes les plus fréquentes, nous vous offrons la possibilité d’utiliser notre formulaire de demande de données.

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Nous avons nommé une personne à contacter à propos des politiques et pratiques de l’organisation en termes de confidentialité des renseignements personnels, et à qui toute plainte ou demande d’informations peut être transmise :
Éloïse Girardot
info@espace-inc.org